جلسه هستم!

روح الله واصف/ سردبیر پایگاه خبری تاسیسات نیوز: به نام خدا / همکاران گرامی سلام و خدا قوت؛ نیاز به گفتگو در خصوص موارد مختلف، حل مشکلات به‌صورت گروهی و بررسی کارهای انجام‌شده مواردی است که باعث می‌شود دورهم جمع و در جلسه‌ای حاضر شویم.

جمله در جلسه هستم نتیجه همین اتفاق است که بارها و بارها در طول روز از هم می‌شنویم و یا خود بیان می‌کنیم. با توجه به این‌که یک روز مؤثر کاری هشت ساعت است، یک تا دو ساعت جلسه یعنی حدود یک‌چهارم زمان مفید کاری. با توجه به زمان لازم برای رفت‌وآمد، خطرات دورهم جمع شدن به خاطر امکان ابتلا به بیماری کرونا و خستگی فکری پس از جلسه، می‌توان نتیجه گرفت که جلسه چالشی بزرگ برای همه ماست.

برخی از اتفاقات خوب و بد باعث تغییراتی در روند زندگی ما شده است. به‌عنوان‌مثال کرونا ما را به سمت جلسات برخط (آنلاین) برده است؛ ولی هنوز خود ما نیاز به برنامه‌ریزی‌هایی دقیق‌تر و نگاهی درست‌تر داریم. می‌توان با نگاه به برخی از عادت‌های بزرگان یا روندهای جاری در شرکت‌های مطرح بین‌المللی، نمونه‌برداری‌های درستی از آن‌ها بکنیم.

در زمان مدیریت استیو جابز در شرکت اپل، افراد نتایج و نظرات خود در مورد موضوع جلسه را باید قبل از جلسه در شبکه داخلی منتشر می‌کردند تا همه شرکت‌کنندگان بتوانند آن‌ها را بخوانند و با اطلاع از آن نکات وارد جلسه شوند. این اتفاق باعث فکر و برنامه‌ریزی‌های قبلی می‌شود و زمان جلسه را کوتاه‌تر و مفیدتر می‌کند.

جمله یکی از بزرگان که: اگر مشکلی منجر به جلسات متعدد می‌شود بالاخره جلسات از خود مسئله مهم‌تر می‌شود، نیاز به خلاصه کردن و کوتاه کردن فرآیند تصمیم‌گیری حین جلسه را نشان می‌دهد.

برگزاری بسیاری از جلسات هیچ‌گاه لازم نیست. همه ما جلساتی داشته‌ایم که با یک تماس تلفنی قابل‌جایگزینی بوده است. در کتاب استخدام بهترین‌ها نوشته مارتین ییت، توصیه شده است که قبل از جلسه حضوری استخدام، با شخص جویای کار یک جلسه تلفنی برگزار کنید و چند سؤال اساسی و تعیین‌کننده مانند حقوق مدنظر او را بپرسید. این جلسه شاید به یک ربع ساعت محدود شود و هردو طرف را از چندین ساعت اتلاف وقت نجات می‌دهد.

برخی از افراد مقید هستند که زمان یک جلسه باید یک ساعت باشد و نه بیشتر. این یعنی صحبتی از سیاست و قیمت دلار و گرمی هوا نمی‌کنم؛ رأس ساعت مشخص شروع و در ساعت مشخصی تمام می‌کنیم و از همه مهم‌تر، وقت من برای من بسیار ارزشمند است.

شاید لازم باشد برنامه روزانه خود را یک‌بار ببینیم و جلسات خود را بازبینی کنیم.

تا بعد!